Kalurahan Tepus

Tepus (desatepus.gunungkidulkab.go.id) - Tepus, Gunungkidul — Persoalan pencatatan data warga yang masih dilakukan secara manual menjadi perhatian khusus salah satu mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Islam Indonesia (UII) yang bertugas di Padukuhan Pakel, Kalurahan Tepus. Melalui program kerja individu bertajuk "Digitalisasi Pendataan dan Administrasi Padukuhan Pakel", mahasiswa tersebut berupaya membantu perangkat dusun beralih dari sistem pencatatan berbasis buku fisik menuju pengelolaan data yang lebih rapi dan aman secara digital.

Program kerja ini dilaksanakan oleh Muhammad Alhamdra Saputra, mahasiswa peserta KKN Reguler Unit 128 Angkatan 73 Semester Genap Tahun Akademik 2025/2026 Universitas Islam Indonesia. Kegiatan KKN ini berada di bawah bimbingan dua Dosen Pembimbing Lapangan (DPL), yaitu Ibu Syahdara Anisa Makruf, S.Pd.I., M.Pd.I. selaku Pembimbing 1, dan Bapak Muhammad Zainuddin Ma'rifa, S.Pd selaku Pembimbing 2. Kehadiran kedua DPL memastikan setiap tahapan program kerja individu, mulai dari observasi hingga penyusunan rencana tindak lanjut, berjalan sesuai arahan akademik sekaligus relevan dengan kebutuhan riil masyarakat setempat.

Program Kerja: Digitalisasi Pendataan dan Administrasi Padukuhan Pakel

Program kerja individu yang diusung termasuk dalam bidang Teknologi, dengan fokus utama membangun sistem pendataan sederhana berbasis Google Form dan Google Spreadsheet untuk mendukung empat pilar administrasi dusun, yakni administrasi kependudukan, administrasi pelayanan surat-menyurat, administrasi kesejahteraan sosial (bantuan sosial), serta administrasi aset dan agenda kegiatan dusun.

Sasaran dari kegiatan ini adalah Bapak Rukino selaku Kepala Dukuh Padukuhan Pakel beserta perangkat padukuhan, yang selama ini menjadi pihak utama yang menangani seluruh proses pencatatan dan pelayanan administrasi bagi sekitar 480 jiwa penduduk di wilayah tersebut.

Kegiatan berlangsung di Padukuhan Pakel, Desa/Kelurahan Tepus, Kecamatan Tepus, Kabupaten Gunungkidul, Daerah Istimewa Yogyakarta. Rangkaian observasi awal dimulai sejak pertengahan Juli 2026, ditandai dengan sesi wawancara pertama bersama Kepala Dukuh pada 19 Juli 2026, dilanjutkan wawancara terstruktur lanjutan pada 26 Juli 2026, serta observasi langsung terhadap kondisi lingkungan posko dan padukuhan. Rencana kerja tindak lanjut dari hasil observasi tersebut kemudian disahkan pada 12 Agustus 2026, sebagai dasar pelaksanaan program kerja secara menyeluruh selama masa KKN berlangsung.

Program ini digagas untuk menjawab keluhan yang disampaikan langsung oleh Kepala Dukuh Pakel, bahwa hampir seluruh administrasi di tingkat padukuhan — mulai dari pendataan kependudukan, pelayanan surat pengantar, pendataan penerima bantuan sosial, hingga peminjaman aset dan agenda kegiatan dusun — masih dicatat secara manual pada buku besar (buku register dusun). Kondisi ini menimbulkan sejumlah persoalan, seperti proses pencatatan dan pencarian data warga yang memakan waktu lebih lama karena harus membuka buku fisik, risiko data rusak atau hilang karena tidak memiliki salinan cadangan (backup), serta proses pembuatan surat pengantar bagi warga yang kurang efisien dan berpotensi menimbulkan kesalahan penulisan data.

Oleh karena itu, program kerja ini bertujuan menghadirkan sistem pendataan dan administrasi dusun yang lebih praktis, terintegrasi, dan minim risiko kehilangan data, tanpa memerlukan biaya tinggi maupun perangkat yang rumit, mengingat kondisi infrastruktur digital di Padukuhan Pakel — mulai dari ketersediaan sinyal internet hingga kepemilikan smartphone dan perangkat komputer oleh warga dan perangkat dusun — dinilai cukup mendukung penerapan sistem berbasis Google Form dan Spreadsheet.

Pelaksanaan program kerja ini dirancang melalui lima tahapan utama. Tahap pertama adalah koordinasi dan wawancara terstruktur lanjutan bersama Kepala Dukuh untuk melengkapi kebutuhan data pada keempat pilar administrasi dusun. Tahap kedua berupa perancangan struktur Google Spreadsheet administrasi dusun, yang dibagi ke dalam beberapa sheet terpisah, yaitu Data Warga, Data Bantuan Sosial, Data Aset dan Agenda, serta Template Surat Pengantar.

Tahap ketiga difokuskan pada pelatihan pembuatan dan pengisian Google Form untuk pendataan mutasi warga, seperti kelahiran, kematian, pindah masuk, dan pindah keluar, yang datanya secara otomatis akan tersimpan ke dalam Spreadsheet Data Warga. Selanjutnya, tahap keempat adalah pendampingan praktik pencatatan data bantuan sosial, aset, dan agenda kegiatan dusun ke dalam Spreadsheet, sekaligus penerapan template surat pengantar sederhana — seperti Surat Keterangan Usaha (SKU), Pengantar KTP, dan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM) — yang datanya dapat langsung diambil dari Spreadsheet Data Warga, sehingga Kepala Dukuh tidak perlu lagi menulis ulang data warga secara manual.

Tahap terakhir adalah evaluasi kegiatan sekaligus penyerahan panduan sederhana berupa buku panduan atau leaflet penggunaan Google Form dan Spreadsheet kepada Kepala Dukuh dan perangkat padukuhan, agar sistem yang telah dibangun dapat terus digunakan secara mandiri dan berkelanjutan setelah masa KKN berakhir.

Melalui rangkaian kegiatan ini, Padukuhan Pakel kini memiliki sistem pendataan dan administrasi dusun yang lebih terstruktur dan terintegrasi dalam bentuk digital. Data kependudukan, data penerima bantuan sosial, data aset dusun, hingga agenda kegiatan warga dapat tercatat rapi dalam satu sistem Spreadsheet yang mudah diakses dan diperbarui, sehingga meminimalkan risiko kehilangan data yang sebelumnya hanya tersimpan dalam satu buku fisik tanpa salinan cadangan

Selain itu, proses pembuatan surat pengantar bagi warga menjadi lebih cepat, rapi, dan akurat karena telah menggunakan template baku yang datanya dapat diambil langsung dari data warga yang sudah terekam sebelumnya. Kepala Dukuh dan perangkat padukuhan juga memperoleh peningkatan kapasitas dalam mengoperasikan Google Form dan Spreadsheet, sehingga sistem ini dapat terus dimanfaatkan secara mandiri untuk mendukung pelayanan kepada masyarakat sehari-hari

Program kerja Digitalisasi Pendataan dan Administrasi Padukuhan Pakel diharapkan dapat menjadi langkah awal bagi Padukuhan Pakel dalam mengembangkan tata kelola administrasi dusun yang lebih modern dan efisien. Dengan adanya panduan penggunaan yang telah diserahkan, diharapkan Kepala Dukuh beserta perangkat padukuhan dapat terus memanfaatkan dan mengembangkan sistem ini secara berkelanjutan, bahkan menjadi contoh bagi padukuhan lain di wilayah Kalurahan Tepus dalam upaya digitalisasi administrasi tingkat dusun ke depannya.

Klik : Untuk Jelajahi Website Lebih Banyak